BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah biasanya dilakukan memenuhi
kebutuhan sesuai dengan perkembangan sekolah, menggantikan barang-barang yang
rusak, hilang, dihapuskan dan sebab-sebab lain yang dapat ditanggung jawabkan.
Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebaiknya direncanakan dengan
hati-hati. Perencanaan perlengkapan pendidikan didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan
menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana
maupun prasarana pendidikan masa yang akan darang. Prihalproses atau
prosedurnya telah banyak direkomendasikan oleh para toeretisi, namun, pada
alhirnya, keefektifannya dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh
pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan sekolah dalam preode
tertentu.
ada tiga pembahasan pertama
pembahasan tentang hakikat prosedur, dan prinsip-prinsip perencanaan
perlengkapan yang efektif di sekolah dasar. Pembahasanya dengan mengutip
berbagai pendapat para pakar manajemen perlengkapan sekolah. Kedua, pembahasan
tentang berbagai teknik pengadaan perlengkapan di sekolah dasar ,
ketiga, pembahasan mengenai prosedur efektif pendistribusian
perlengkapan sekolah dasar , pada bab ini di kemukakan dua contoh format
ketatausahaan pengadaan dan pendistribusian perlengkapan yang dapat di
kembangkan lebih lanjut oleh pembaca sendiri dengan membaca bab ini pembaca
diharapkan dapat:
1.
Apa pengertian manajemen perlengkapan sekolah?
2.
Bagaimana perencanaan perlengkapan sekolah?
3.
Pendistribusian perlengkapan sekolah?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Perencanaan perlengkapan sekolah
a.
Pengertian
Dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang di kelompokkan sebagai
substansi perlengkapan sekolah itu, di gunakan suatu pendekatan administratif
tertentu yang disebut juga manajemen, yang merupakan istilah yang cukup
populer. Manajemen merupakan proses pendayagunaan semua sumber daya dalam
rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan
proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
disebut manajemen (Sergiovanni, 1987 ).
Ditinjau dari arti katanya perencanaan adalah suaru proses memikirkan dan kegiatan-kegiatan dan
program yang akan dilakukandimana yang akan datang untuk mencapai tujuan
tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut. Perencanaan perlengkapan pendidikan
dapat di definisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program
pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana
pendidikan dimasa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu.
Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perlengkapan atau
fasilitan tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan. Oleh karena itu, keefektifan
sesuatu perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah tersebut dapat dinilai atau
dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan
perlengkapan sekolah dalam priode tertentu. Apabila pengadaan perlengkapan itu
betul-betul sesuai dengan kebutuhannya., berarti perencanaan pengadaan
perlengkapan disekolah itu betul-betul efektif.
Berdasarkan uraian singkat diatas,
ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah,
yaitu sebagai berikut
1.
Perencanaan perlengkapan sekolah itu merupakan proses
menetapkan dan memikirkan.
2.
Objek pikir dalam perencanaan sekolah adalah upaya
memenuhi sarana dan prasarana pendidikan yang dibutuhkan sekolah.
3.
Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah
efektivitas dari efesinsi dalam
pengadaan perlengkapan sekolah.
4.
Perencanaan
perlengkapan sekolah harus memenuhi prinsip-prinsip .
B. Prosedur Perencanaan pengadaan
Perlengkapan Sekolah
Akhir-akhir ini telah
banyak teoritisi mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan perlengkapan
pendidikan di sakolah, antara lain adalah seorang teoritisi administrasi
pendidikan, yaitu Jame J. Jones (1969). Janes menegaskan bahwa perencanaan
pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah di awali dengan menganalisis jenis
pengalaman pendidikan yang di berikan di sekolah itu. Janes mendeskripsikan
langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah sebagai berikut :
1. Menganalisis
kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapakan program untuk masa yang
akan datang sebagai dasar untuk menevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat
model perencanaan perlengkapan yang akan datang.
2. Melakuakan survey keseluruh unit sekolah untuk
menyusun menyusun data sekolah untuk
jangka waktu tertentu.
3. Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil
survei.
4. Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang
terpisah-pisah dalam usaha.
5. Merancang setiap
proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.
6. Mengembangkan dan
menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja
ang diusulkan.
7. Melenkapi perlengkapan gedung dan meletakannya
sehingga siap untuk digunakan.
Berdasarkan uraian
tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan bahwa
perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan
perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan
upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan
bagaimana pengadaannya secara, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan
realistis tentang kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip
tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk
sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana
yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program pendidikan
yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode
pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Dalam kaitannya dengan
dana yang tersedia, ada beberapa sumber dana yang biasanya di miliki sekolah,
seperti dana proyek , dana yayasan, dan dana sumbangan rutin orang tua murid.
Sedangkan dalam hubunganya dengan perlengkapan yang sudah dimiliki ada tiga hal
yang perlu di ketahui
Ada beberapa karakteristik esensial
perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :
a.
Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
b. Objek pikir dalam perencanaan
perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di
butuhkan sekolah.
c.
Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi
dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
d.
Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip.[1]
C. Pengadaan Perlengkapan Sekolah
Pengadaan perlengkapan
pendidikan pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan
perlengkapan yang telah di susun sebelumnya sering kali sekolah mendapat
bantuan saran prasarana pendidikan dari pemerintah, dalam hal ini Departemen
Pendidikan Nasional, Dinas Pendidikan Nasional Provinsi, dan Dinas Pendidikan
Nasional Kota/Kabupaten.
Di sisi lain, dalam
kerangka peningkatan mutu pendidikan berbasis sekolah (PMPBS), atau dalam
ramgka Manajemen Berbasis Sekolah (MBS), pengadaan perlengkapan sekolah harus
di lakukan sendiri oleh sekolah, baik dengan menggunakan dana bantuan
pemerintah maupun dana sekolah sendiri. Artinya dalam kerangka MPMBS ATAU MBS
semua bentuk penyerahan perlengkapan pemerintah kesekolah harus di ubah dari
bentuk pemberian dana ke dalam bentuk perlengkapan
sekolah di berikan kepada sekolah, kemudian kepala sekolah
bersama guru dan bila perlu, pengurus komite merencanakan dan melakukan
pengadaan sendiri perlengkapan yang di
butuhkan secara efektif dan efisien.
Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah biasanya dilakukan memenuhi
kebutuhan sesuai dengan perkembangan sekolah, menggantikan barang-barang yang
rusak, hilang, dihapuskan dan sebab-sebab lain yang dapat ditanggung jawabkan.
Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebaiknya direncanakan dengan
hati-hati. Perencanaan perlengkapan pendidikan didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan
menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana
maupun prasarana pendidikan masa yang akan datang. Prihal proses atau
prosedurnya telah banyak direkomendasikan oleh para toeretisi, namun, pada akhirnya,
keefektifannya dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu
dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan sekolah dalam preode tertentu.
Ada beberepe mecam cara pengedaan
perlengkapan sekolah, yaitu:
1.
Membeli
2.
Hadiah atau sembangan
3.
Tukar menukar perlengkapan dengan sekolah lainnya.
4.
Meminjam perlengkapan kepeda pihak-pihak tertentu
5.
Membuat perlengkapan dari bahan-bahan bekas dan
6.
Membuat keliping,
penggunaan semua
teknik tersebut diatas sangat
tergantunga pada kondisi sekolah hubungan antara sekolah yang bersangkutan
dengan pihak-pihak luar sekolah, termasuk jg sekolah lainnya.
Barang-barang perlengkapan sekolah yang telah di adakan dapat
didistribusikan pendistribusian perlengkapan sekolah adalah kegiatan pemindahan
barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan pada
unit-unit atau orang-orang yang membutuhkannya. Ada ada tiga langkah
pendistribusisn perlengkapan pendidikan di sekolah yaitu :
1.
penyusunan alokasi barang
2.
pengiriman barang dan
3.
penyerahan barang.[2]
D. Pendistribusian
perlengkapan sekolah
Penditribusian atau
penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu: ketepatan barang yang di sampaikan, baik
jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi
barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya
di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
a) Penyusunan alokasi barang;
b) Pengiriman barang;
c) Penyerahan barang.
Barang yang telah di
terima di investarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenaranmya di
periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua
personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu di
atur lebih
lanjut untuk memudahkan
oengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur
dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami
kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan
perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan
terlebih dahulu di lakukan penyusunan olokasi pendistribusian barang-barang
yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di selurkan sesuai dengan
kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas,
dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula
pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan
lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan
alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang
seharusnya tidak terjadi.
Berdasarkan keseluruhan
uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2
sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan
sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan
di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan
tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Sedangkan dengan menggunakan
sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di
terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan,
melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengam teratur.
Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih
tersisa.
Untuk dapat di katakan
berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas
pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di
perhatikan,yaitu :
1) Asas ketepatan
2) Asas kecepatan
3) Asas keamanan
4) Asas ekonomi
Namun jika di gunakan
sistem pendistribusian tidak langsung maka barang-barang yang perlu di simpan
di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah
pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang di tempelkan pada barang
tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan. [3]
BAB III
PENUTUP
SARAN
Pelaksanaan administrasi peralatan dan perlengkapan sudah merupakan
pekerjaan rutin dan orang-orang di hadapkan kesukaran-kesukaran yang kurang
berarti, namun untuk penyempurnaan pekerjaan para ahli menyarankan beberapa
pedoman pelaksanaan administrasinya, sbb :
1.
Hendaknya kepala sekolah sebagai administrator tidak
terlalu menyibukkan dirinya secara langsung dengan urusan pelaksanaan
administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran
2.
Melakukan sisi pencatatan yang tepat
sehingga mudah di kerjakan
3.
Administrasi peralatan dan perlengkapan
pengajaran harus senantiasa di tinjau dari segi pelayanan untuk turut
memperlancar pelaksanaan program pengajaran
Kondisi-kondisi di atas akan terpenuhi jika administrator
mengikutsertakan semua guru dalam perencanaan seleksi, distribusi dan
penggunaan serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran.
Prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara
tidak langsung menunjang proses pendidikan di sekolah. Dalam pendidikan misalnnya
lokasi atau tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, ruang dan sebagainya.
Sedangkan sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan perabot
yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, seperti:
ruang, buku, perpustakaan, labolatarium dan sebagainya.
Kegiatan seperti analisis dan penyusunan kebutuhan, pembelian, penerimaan
perlengkapan sekolah yang pada dasarnya dilakukan oleh pengelola perlengkapan
pendidikan sebagai perencanaan pengadaan perlengkapan. Oleh karena itu, semua
kegiatan tersebut dapat dikategorikan dengan pengadaan perlengkapan pendidikan.
Begitu perlengkapan sekolah yang diadakan itu diterima, lalu semuanya disimpan
untuk di distribusikan kepada unit-unit yang akan memakainya.
Bafadal Ibrahim. 2004. Manajemen
Perlengkapan Sekolah. PT BUMIKARSA. Jakarta.
TIM. 2003. Sarana
dan Prasarana Tunjang Kualitas Pendidikan.
Jakarta. © Harian Sinar Harapan.
Ihwal Chairul. 2001. Manajemen
Pendidikan, Problematika dan Tantangannya. Bandung
. PT REMAJA ROSDAKRYA.
